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1분 버전 보고서를 만들 때 기억할 3단계소프트뱅크 보고 원칙의 기초를 닦은 마에다 가마리가 쓴 책 『한 번에 OK나는 보고서』

소프트뱅크 손정의 회장이 후계자 양성을 위해 설립한 소프트아카데미아 1기생으로 소프트뱅크 보고 원칙의 기초를 닦은 마에다 가마리가 쓴 책 『한 번에 OK나는 보고서』는  의사결정이 빠르고 칼 같기로 유명한 손정의 회장이 직접 활용하고 사내에 보급했을 만큼 인정받은 보고서의 기본원칙을 담고 있는데, 그중 전체 보고서와 별도로 반드시 작성하길 권하는 1분 버전 보고서를 만들 때 기억할 3단계를 소계한다. 


하는 등 두각을 나타내어  특히 그가 작성한 프레젠테이션 자료는 손정의 회장이 각종 대외 프레젠테이션에 활용할 만큼 인정받았다. 이 책  이다.


<1분 버전 보고서를 만들 때 기억할 3단계>

보고서는 5-9장으로 정리하여 3-5분 내에 끝내는 것이 기본이다. 따라서 우선 슬라이드를 5-9장 분량으로 완성해야 하는데, 여기서 작업을 끝내고 손을 놓으면 곤란하다. 꼭 1분 버전을 미리 준비해야 한다.

희의에서는 언제 무슨 일이 일어날지 모른다. 결재자에게 피치 못할 사정이 생겨 도중에 회의장을 빠져나와야 하는 경우도 종종 있지 않는가? 혹은 먼저 발표한 보고서로 인해 토론이 격렬해지는 통에 시간이 지체돼 당신이 쓸 수 있는 시간이 그만큼 단축되는 일도 있다. 졸지에 ‘시간이 없으니까 간략하게 하도록!’ 하고 지시가 떨어지기라도 하면 침착하게 대응할 수 있도록 만반의 준비를 해야 한다.
그러면 어떻게 해야 준비한 보고를 1분으로 압축할 수 있을까?
자료를 5-9장으로 만드는 과정에서 보고서의 논리는 이미 큰 뼈대가 갖추어졌을 것이다. 그런데 이를 더욱더 압축해서 간소화하는 것이 어디 그리 쉬운 일인가?
하지만 방법은 있다. 바로 보고서의 스토리를 뒤집어 엎는 것이다.

아래 도표에서 3-5분 스토리 버전은 ‘과제(어떤 과제가 있는가) —> 원인(이 과제가 발생한 원인은 무엇인가) —> 해결책(그 원인을 해소하는 구체적인 제안) —> 효과(제안 내용을 실시할 경우 효과 예측)’의 순으로 슬라이드를 나열하였다. 이는 논리가 순차적으로 전개되기 때문에 이해할 수 있는 쉬운 스토리다. 그런데 4단계 스토리를 1분 안에 전개하기란 쉽지 않다. 방법은 이를 1분 스토리로 다시 나열하는 것이다. 

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3-5분 버전의 스토리와 1분 버전의 스토리

3-5분 스토리: 과제 —> 원인 —> 해결책 —> 효과
1분 스토리: 해결책 —> 효과 —> 원인 

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우선 맨 앞에 해결책과 효과를 포함한 개요를 표시한다. 그리고 제안의 근거가 되는 원인을 설명하는 것이다. 다시 말해 스토리를 완전히 뒤집어엎어서 해결책을 제안하는 것부터 시작해서 그 근거와 실행 계획만 보여주는 것이다. 이렇게 한다면 1분 안에 발표를 마칠 수 있다.
물론 1분 버전으로는 아무래도 설명이 부족하므로 그만큼 질문이 쏟아지는 부분도 늘지만, 겁먹을 필요는 없다. 어쨌든 결재자의 머리에 꼭 주입해야 하는 포인트만 온전히 전달하면 설득력을 높일 수 있다.

이효은 기자  

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