[위즈뉴스] '하루 한장 리스트의 힘'
가오위안은 중국 푸단 대학교에서 경영학 석사 학위를 받고, 미국으로 건너가 오랜 기간 경영 관리 컨설턴트로 활동했다.
컨설턴트로서의 경험을 살려 쓴 책 <100번의 계획보다 강력한 하루 한 장 리스트의 힘>에서 가오위안은 리스트 작성을 통해 핵심과 본질에 집중함으로써 시간을 절약하고, 효율을 높이며, 실수를 줄이는 방법의 하나로 '리스트식 사고의 요소'를 다음과 같이 소개한다.
리스트식 사고의 세가지 요소
리스트식 사고에는 세 가지 행동 원칙이 있다.
바로 '핵심요소, 간단명료한 고효율, 자기 진화'다.
리스트식 사고는 경영자에게는 실용적인 경영 지원 시스템이고, 일반인에게는 생각을 업그레이드할 수 있는 중요한 도구다.
이는 평소의 복잡한 업무를 체계화하여 우리의 두뇌를 해방하고 사고의 변화를 촉진한다.
리스트식 사고는 두뇌에 새로운 연산 시스템을 만들 듯, 업무의 시스템화와 리스트화를 통해 우리의 에너지를 정확하고 이성적으로 분배해 생각의 효율을 향상시킨다.
- 사고 시스템 구축 : 리스트로 사고의 논리성을 강화하면 불필요한 생각이 줄어든다.
- 사고 에너지의 분배 : 리스트로 주의력을 관리하고 분배하면 사고의 효율이 전반적으로 향상된다.
- 공유 정보망 구축 : 리스트로 서로 다른 정보를 나열하고 연결하면 거시적인 사고가 이루어진다.
1. 절대 핵심요소를 빠뜨리지 마라
A4 용지에 계획서를 작성해 벽에 붙여 놓고 매일 그대로 실행하는 것이 리스트식 사고일까?
계획이 리스트의 속성 중 하나이긴 하지만, 리스트는 단순히 행동계획이 아니다.
우리는 리스트를 통해 핵심적이고 필수적인 기본 요소를 파악해 생각을 확장하고, 더 나아가 행동의 정확성과 완전성을 보장해 만족스러운 효과를 얻어야 한다.
복잡한 환경에서 행동(일)을 시작할 때 우리는 언제나 두 가지 난관에 부딪힌다.
그중 하나는 기억력과 주의력 결핍으로 인한 실수다.
업무가 과중하거나 돌발 상황이 발생하면 비교적 단순한 일을 아주 소홀히 여기는 특성이 있기 때문에 행동에서 실수가 발생한다. 문을 잠그고 나서야 열쇠를 두고 나온 것을 알아차리거나 도장을 찍지 않고 계약서를 발송하는 일은 누구나 한 번쯤 겪어봤을 것이다. 이처럼 어려울 것 하나 없는 일상적인 일에서 우리는 더 자주 실수한다.
몇 년 전 중국의 축구 클럽에 새로 부임한 관리팀장은 원정 경기에 동행했다. 그는 비행기에서 내려 호텔에 도착하고 나서야 훈련용 축구공을 챙기지 않았다는 사실을 알아차렸다.
내 강의를 수강하는 멜린다는 얼마 전 중국으로 여행을 가려고 했지만 로스앤젤레스 국제공항에 도착하고 나서 여권을 두고 왔음을 알게 되었고, 할 수 없이 비행기 티켓을 환불해야 했다.
이들은 모두 집을 나서기 전에 리스트를 작성했지만 진짜 중요한 핵심 사항은 적지 않았던 것이다.
이것이 바로 핵심요소가 빠졌을 때 나타나는 치명적 결과다.
어느 직종에서든 핵심 업무를 잘 처리하지 못하면 예측할 수 없는 결과가 발생한다. 그러므로 행동 리스트를 작성할 때 가장 중요하게 고려할 단계가 바로 핵심 요소를 포함하는 것이다.
- 교사 : 수업 준비와 강의에서의 핵심 지식
교사가 새 학기의 수업 목표에 맞춰 수업을 준비할 때 핵심 지식을 빠뜨린다면 수업 시간에 강의 내용을 주제에서 벗어나 학생들의 학습 성과와 시험 성적에 영향을 주게 된다.
- 부서 책임자 : 핵심 임무 관리와 배정
회사의 관리자가 부하 직원의 업무를 배정할 때 임무의 핵심이 명확하지 않으면 부하 직원은 헛수고를 할 가능성이 높고 심각한 경우 회사에 손해를 끼치게 된다.
- 비행기 엔지니어 : 비행기를 점검하고 수리할 때의 핵심 단계
비행기 엔지니어가 비행기를 점검하고 수리할 때 기억력에 착오가 생기거나 주의력이 부족해 연료 탱크를 점검하는 단계를 빠뜨리면 이륙한 뒤에 비행기가 고장 날 가능성이 크다.
- 판매원 : 고객을 설득할 때의 핵심 정보
판매원이 잠재 고객에게 제품의 주요 기능, 유사 제품과의 차별성을 신속하게 설명하지 못하면 고객의 관심은 금세 사라진다.
이처럼 어느 직종에서나 중요한 정보를 소홀히 하면 그간의 노력이 물거품이 되고 만다.
수많은 상황에서 위험이 발생하는 데는 다양한 원인이 존재한다.
기억 착오와 주의력 결핍뿐 아니라 두 번째 난관인 부주의 역시 중요한 원인이다. 우리의 두뇌는 반복해서 알려 주고 강조하지 않으면 원래 기억했던 단계를 고의로 뛰어넘는다. 과거의 안전했던 기억이 우리의 경계심을 풀어 중요한 정보들을 중요하지 않은 것처럼 만들기 때문이다.
그러므로 리스트에서 핵심 요소를 정해 강조해야 한다.
어떤 상황에서도 무시할 수 없는 강제성이 있는 점검 절차는 우리가 이런 종류의 잘못을 저지르지 않도록 도와준다. 이 원칙을 지킨다면 여권을 빠뜨리고 공항에 가는 따위의 실수는 저지르지 않을 것이다.
2. 간단명료한 고효율이 전제 조건이다
생각은 간단명료하고 효율적이어야 한다.
간단명료할수록 생각의 효율도 높아진다. 리스트 또는 리스트를 이용한 사고 및 행동 관리 도구는 모두 이와 같은 전제 조건을 보장해야만 우리가 임무를 순조롭게 관리하는데 도움을 준다. 사람들이 가장 자주 사용하는 일정 리스트도 예외는 아니다.
전통적으로 사람들이 리스트를 사용해 일정이나 계획을 관리하는 행동 방식은 '수집+정리'다.
즉 머릿속에서 끊임없이 떠오르는 새로운 생각을 빠르게 기억해 놓았다가 나중에 시간이 생기면 일정 또는 계획으로 정리하는 방식이다. 나도 예전에는 한동안 이런 방식으로 일상적인 일을 계획했다. 2주 또는 4주에 한 번씩 기억의 조각들을 정리해 해야 할 일을 정리했다.
그러나 어느 순간, 이 방식이 비효율적이고 복잡하다는 사실을 깨달았다.
정리하지 않은 기억의 조각이 셀 수 없이 많아서 한꺼번에 기억을 정리할 때가 가장 중요한 일이나 단계가 떠오르지 않는 경우가 종종 있었기 때문이다. 이런 작업은 마치 모래밭에서 바늘 찾기와 같다. 목적지로 가기 위해 길을 헤매거나 멀리 돌아가야 하는 굉장히 복잡한 과정이기에, 정확한 방향을 잃을 확률도 높다.
그렇다면 어떻게 해야 간단명료하고 효율적인 사고를 할 수 있을까?
나는 이 문제를 진지하게 고민하고 나서 리스트 방식을 개선하기로 마음먹었다. 언제든지 생각을 기록하고 일정을 확인하여 중요한 정보를 빠뜨리지 않기 위해 수첩과 펜을 준비했다. 그러나 수첩에 이것저것 끄적거리다가 생각을 수정하면 종이가 지저분해졌고, 생각을 확장하기도 어려웠다.
그래서 그때 그때 떠오른 생각이나 일정들을 무작위로 적고 수정하는 기본 작업은 종이로 하되 리스트를 정리해두는 건 수첩이 아닌 휴대전화를 활용했다.
휴대전화를 이용하면 대략 두 가지 점에서 편리하다.
하나는 언제든지 저장하고 아무 때나 수정할 수 있기 때문에 생각의 방향을 분명하게 관리할 수 있다는 것이다. 다른 하나는 수첩에는 없는 알람 기능이 있다는 점이다. 그러나 종이에 적든 휴대 전화를 이용하든 각자 자신에게 더 맞는 도구를 활용하는게 좋다.
누구나 연휴가 되면 어디로 놀러 갈지 머릿속으로 한참을 생각하다가 결국 결정하지 못한 경험이 있을 것이다. 수많은 생각이 머릿속에서 사투를 벌이지만 몇 달이 지나도 승부는 나지 않고, 결국에는 아무데도 가지 않는다.
그러나 이제는 리스트에 적고 우선순위를 정해 선택할 수 있다.
자, 어디로 가고 싶은가? 런던? 파리? 로마?
먼저 후보자를 정해 종이에 적으면 각 후보지만의 특징이 한눈에 들어와서 꼼꼼하게 따져볼 수 있다. 런던과 파리도 나쁘지 않지만 당신이 가장 보고 싶은 풍경이 로마에 있다면 '올해 연휴에는 로마로 가겠어!"라고 결정할 것이다. 그런 후에 리스트에 여행 계획을 작성하면 된다.
- 물품 리스트 : 준비해야 할 물건은 무엇인가?
- 일정 리스트 : 구체적으로 로마의 어디를 갈 것이며, 어떤 의미 있는 일을 할 것인가?
- 교통 리스트 : 당신이 있는 곳에서 로마까지의 왕복 교통수단과 로마에서 이용할 교통수단은 무엇인가?
- 예산 리스트 : 구매할 물품의 규모와 전체 예산은 얼마인가?
리스트를 다 작성했으면 함께 묶어서 보관하고 계획과 주의 사항에 따라서 준비한다.
일반적으로 여행 리스트는 중복해서 사용할 수 있다. 나중에 다른 곳으로 여행을 가게 되면 모든 계획을 새로 세울 필요 없이 상황에 따라 세부 사항만 조정하면 된다.
또한 리스트는 분리해서 관리해야 한다.
즉, 총괄 리스트와 세부 리스트로 분리하면 확인하고 수정하기가 편하고 순서대로 하나씩 실행할 수 있다. 어떤 돌발 상황이 생기더라도 리스트가 있으면 빠르게 대처하고, 여러 일을 간단하게 만들어서 통제할 수 있다.
3. 자기 진화의 도구
리스트의 마지막 행동 원칙은 자기 진화의 기능을 부여하는 것이다.
그래야 리스트에 생각을 속박당하지 않고 언제든지 자신을 개선하고 더 잘하도록 격려할 수 있다.
리스트의 체크 기능은 중요한 일을 잊지 않게 해줄 뿐 아니라 과거를 되돌아볼 수 있게 한다. 예를 들어 리스트가 없을 때 물건을 자주 빠뜨리고 다녔다면 지금은 이런 나쁜 버릇을 고쳤는지 확인할 수 있다. 또 수입 지출 리스트를 보면 돈을 헤프게 쓰는지 여부와 낭비하는 항목이 무엇인지도 알 수 있다.
리스트에 의지해 생각을 관리한다는 것은 실수를 사전에 방지하거나 줄일 수 있는 좋은 도구를 사용한다는 의미다.
다시 한 번 강조하고 싶은 것은 리스트 자체가 바로 개선 계획이며, 자신의 잠재적 문제를 발견할 수 있게 도와주는 창의 역할을 한다는 점이다.
우리는 리스트를 통해 앞으로 무엇을 해야 할지, 어떻게 해야 더 잘할 수 있는지 알 수 있다.
미국에 막 도착해 세일즈맨으로 일한 후 몇 년 동안 나는 새벽같이 나갔다가 밤늦게 귀가하는 일을 반복했다. 그런데 실적에 대한 걱정으로 몸과 마음이 매우 지쳐 있어서 그런지 외출할 때 물건을 빠뜨리고 나가는 일이 잦았다.
그런 습관을 고치기 위해 여러 방법을 사용했는데도 잘 고쳐지지 않았다.
한번은 콤프턴에서 토런스로 가는 전차를 타고 나서야 중요한 계약서를 소파 위에 놔두고 왔다는 사실을 깨달은 적이 있다. 그야말로 악몽같은 순간이었다. 고객과 만나기로 한 시간이 채 35분도 남지 않았기 때문에 최대한 빨리 집으로 돌아가는 전차를 타고 전화로 약속 장소까지 가는 택시를 예약했다. 결국 약속 장소에 20분이나 늦게 도착했고, 고객에게 안 좋은 인상을 남겼다.
그날 집으로 돌아온 나는 이 나쁜 습관을 제대로 뿌리뽑아야겠다고 결심했고, 종이에 리스트를 작성한 후 문에 붙였다. 종이에는 외출할 때 반드시 챙겨야 할 물건을 적었다.
잠깐! 효대폰! / 잠깐! 지갑!
잠깐! 열쇠! / 잠깐! 모든 업무 서류!
문은 우리가 외출할 때 열어야만 하고 반드시 볼 수밖에 없는 곳이다.
때문에 이곳은 자신에게"빠뜨린 물건이 없는지 잘 봐, 멍청아!"라고 경고하기에 가장 효과적인 곳이다.
나는 매일 리스트를 확인할 때마다 읽을 수 있게 리스트의 제일 위에 이 문장을 적고 눈에 띄는 색깔로 표시했다. 이런 행동은 내게 자극이 되었다. 어느 정도 시간이 지나자 리스트를 문에 붙이지 않아도 물건을 빠뜨리는 잘못을 저지르지 않게 되었다.
그렇다면 리스트를 작성한 날부터 바로 개선효과를 얻으려면 어떻게 해야 할까?
첫째, 내용의 중요도를 정해야 한다.
매일 해야 할 일을 중요한 순서대로 적고, 처리한 일은 삭제한다. 그리고 위에서부터 아래로 하나씩 일을 처리한다.
둘째, 문제를 적고 방법을 분석한다.
만일 일이 뜻대로 되지 않을 때는 리스트 방식(번호를 매기는 방식 등)으로 문제를 적고 뒤에 있는 비고란이나 최종평가란에 문제의 근본 원인과 해결 방법을 적는다. 실제로 해결책이 없더라도 리스트에 적어 두면 기분이 나아지고 해결할 문제를 잊지 않을 수 있다.
셋째, 업무 절차 리스트를 작성한다.
복잡한 업무를 처리할 때는 많은 절차상의 문제에 부딪힌다. 거의 모든 일에는 준수해야 할 절차가 있는데, 이러한 규정을 리스트에 적고 업무를 처리하기 전에 항상 대조하고 확인해야 한다. 이런 과정을 계속 반복하면서 업무 절차를 줄일 방법을 찾으면 효율적으로 일하는 습관이 생긴다.
넷째, 리스트를 훈련 도구로 삼는다.
이는 리스트를 사용하는 최종 목적이기도 하다. 리스트를 통해 우리는 효율적인 사고를 훈련할 수 있고, 더 나아가 행동 양식을 체계화할 수 있다.
리스트 자체에는 특별한 가치가 없다.
우리의 생각과 행동을 리스트와 결합하고 의식적으로 사용해야만 리스트의 진짜 효과를 기대할 수 있다.
리스트를 효과적으로 작성하라
1. 핵심요소를 포함하라
핵심 문제나 인물을 적는다. 예를 들어 회의 리스트에는 회의 시간, 장소, 주제, 참가 인원을 정확히 적어야 한다.
2. 길지 않게 작성하라
대부분의 리스트는 A4 종이 반장 분량이 적당하다. 휴대 전화 같은 전자기기에 작성하는 리스트는 더욱 짧아야 한다. 100자 내외로 작성하는 것이 가장 좋다.
3. 간결하고 명확한 용어를 사용하라
간결하고 정확안 일 처리를 위해서는 이해하기 어려운 긴 문장보다는 가독성이 높고 자기에게 익숙한 짧은 문장으로 작성하는 것이 좋다.
4. 업무와 요구 사항, 마감일을 표시하라
이것은 임무 리스트에서 가장 중요한 내용이다. 단순한 알림에 그치지 않고 진정한 임무 또는 행동 계획이 잇어야 한다.
5. 체크 사항을 분명히 하라
리스트 사용자는 리스트에 적은 체크 사항을 확인하고 그 효과를 평가해야 한다. 확인하고 평가하지 않은 리스트는 아무 효과도 기대할 수 없으며, 에너지만 낭비할 뿐이다.
6. 반드시 검증하라
리스트를 열심히 작성했고, 그 내용이 아무리 훌륭하다 할지라도 현실 속에서 검증되지 않으면 무용지물이다. (꿈 리스트를 비롯한) 모든 리스트는 활용 가능해야 한다. 그렇지 않으면 가치가 사라진다.
